ProjectPriority – mode d’emploi

ProjectPriority ! oui, bon, il fallait bien trouver un nom à ce truc !

Ce petit outil est destiné à rationaliser la prise de décision en ce qui concerne la priorisation des projets .

Initialement conçu pour répondre à un besoin dans le domaine de la SSI, il peut tout à fait être utilisé dans d’autres domaines. Le tout est de pouvoir proposer une évaluation pour chacun des critères proposés.

On l’a testé dans plusieurs situations, et on s’est trouvé parfois surpris de voir qu’il ressortait d’autres priorités que celles qu’on avait envisagées. Après analyse, tout le monde convenait qu’il avait raison.
Un exemple récent : le plan de progrès de la sécurité des systèmes d’information d’une entreprise industrielle.

On se retrouve avec une dizaine de projets. (c’est un plan global, à étaler sur 3 à 5 ans), dont le transfert du backup temps réel des hyperviseurs vers un Data Center. Tout le monde est convaincu que ce projet est prioritaire.
Malgré tout, je sors l’outil magique et je rentre les paramètres. Et ce projet arrive finalement en cinquième position.
Après analyse, c’est le bon choix. Mais de subtiles aspects humains (émotions, envies, … tous ces trucs qui font la grandeur, mais aussi la faillibilité de l’homme … ) avaient pris le dessus et la rationalité de l’outil a permis de remettre l’église au milieu du village.

bon, j’arrête de vous le vendre, surtout qu’il vous est offert!

voyons comment il fonctionne :
Vous pouvez saisir un projet à la main, ou en importer une liste de puis un Excel, ou les deux en même temps . Tant que vous ne les effacez pas, ils s’empilent dans le tableau et sont réévalués en temps réel à mesure de leur ajout. Vous pouvez charger autant de fichiers Excel que vous le désirez les uns à la suite des autres. Si un projet a déjà été chargé dans un précédent fichier, on vous demandera si vous voulez le remplacer, ou ne charger que les nouveaux projets.
Vous pouvez modifier les paramètres de vos projets, et même modifier les valeurs de pondération.
vous pouvez enfin supprimer un projet, et exporter tous vos projets dans un fichier Excel (bon, un peu fade le fichier Excel… on mettra des couleurs sur une prochaine version !)

Venons en au plus important : les critères d’évaluation :

Premier point important : si vous importez un fichier excel, il doit avoir exactement les mêmes en tetes de colonne que le tableau de calcul :

Nom Coût (€) Durée (mois) Criticité Complexité Urgence

explication point par point :

Nom : le nom de votre projet, ou sa référénce. Ce doit être une chaine unique

Coût (€) ; indiquez tout simplement le cout de votre projet. les valeurs sont recalculées en temps réel pour affecter un 5 au projet le plus onéreux et un 1 au moins onéreux. entre ces deux valeurs, les indices sont étalées linéairement.

Durée (mois) : vous pouvez insérer des valeurs décimales (une semaine, c’est 0,25 mois !). De la même façon que pour les coûts, des coefficients entiers de 1 à 5 sont affectés linéairement aux coûts des projets.

Criticité : n’entrons pas dans le débat sémantique qui m’est cher sur la notion de crise ;-). Ici, la criticité, c’est tout simplement une évaluation des enjeux pour l’entreprise. On peut y voir aussi l’indice de dangerosité de la situation si l’on travaille en analyse de risque. il faut entrer un critère de 1 à 5

Complexité : A évaluer en fonction de la difficulté, de la multiplicité des interactions, du nombre d’acteurs éventuellement, et de tout ce qui peut faire que ça risque de provoquer quelques sueurs froides … (valeur de 1 à 5)

Urgence : attention à ne pas lier ce critère à la criticité ! changer un serveur qui gère un petit contrôleur d’atmosphère local peut être urgent s’il n’est plus maintenu depuis plusieurs années, bien que le service rendu ne soit pas critique. (valeur de 1 à 5).

Ah , encore un point : certaines fonctions ne sont disponibles que si vous êtes enregistré. Il s’agit simplement de nous communiquer une adresse de messagerie valide . On vous envoie un code de validation, vous le saisissez, et vous déverrouillez toutes les fonctions. Il faut bien qu’on fasse un peu de marketing non ? bon, rassurez vous, on ne va pas vous inonder de mails !

Et au passage, laissez un petit commentaire dans le champ prévu à cet effet pendant l’enregistrement de votre adresse mail, ca fera plaisir à Antho, notre stagiaire , qui a codé le dispositif !